Le pôle Pilotage et amélioration continue (PAC), qui s’est constitué au courant de l’année 2019-2020, existe à présent dans sa version consolidée, depuis le 1er juillet 2020. Il rassemble des compétences déjà existantes (aide au pilotage et audit interne) et d’autres, nouvelles ou renforcées, comme l’accompagnement au changement ou l’analyse des données pour la stratégie.
Transversal, ce pôle se situe à l’intersection des pôles de compétences des deux autres Directeurs généraux des services adjoints (DGSA), André Jamet (gestion des ressources) et Christophe de Casteljau (appui aux missions)1. Geoffroy Steegmann, qui en assure la direction, devient donc de fait DGSA Pilotage et amélioration continue (il était DGSA Missions transverses auparavant).
Le pôle PAC rassemble une vingtaine de personnes, dans six entités : d’un côté, « trois cellules qui recouvrent les missions de l’ancien Service d'aide au pilotage (SAP) en les renforçant, en analyse des données et en démarche qualité, notamment. De l’autre, le Service d’audit interne, la cellule EPICUR et une cellule dédiée à l’amélioration continue », explique Geoffroy Steegmann. Plusieurs recrutements ont été réalisés courant 2019-2020, notamment pour cette dernière, qui est une nouveauté à l’Unistra. Pour les cellules remplaçant le Service d'aide au pilotage (SAP), on retrouve une cellule Développement de la qualité et contrôle interne, l’Observatoire régional de l'enseignement supérieur et de l'insertion professionnelle des étudiants (Oresipe), ainsi qu’une nouvelle cellule Data, pour Données, analyse et transformation pour l’aide au pilotage.
Pilotage par la donnée renforcé
Le choix a été fait de muscler cette dimension « aide au pilotage par la donnée ». « Nous avons recruté cette année une data scientist, Elisa Hetroy-Wheeler, qui prend la tête de la cellule, ainsi qu’un data analyst. » La cellule regroupera six personnes à la rentrée. « En plus de l’apport déjà connu de l’Oresipe, cette nouvelle cellule proposera des indicateurs et des analyses fiabilisés, renforcés et renouvelés à partir de nos données de gestion, pour mieux aider la gouvernance dans le pilotage de l’établissement. »
A l’origine de ce nouveau pôle : « La volonté d’optimiser le pilotage stratégique et d’améliorer l’aide à la décision, côté gouvernance politique. Celle d’inscrire l’évolution de l’administration et le fonctionnement de l’établissement dans une démarche d’amélioration continue, côté DGS ». De la formulation du besoin, en janvier 2019, à sa réalisation, un an et demi s’est écoulé2. Un travail mené en lien étroit avec la vice-présidente Stratégies et développements, Christelle Roy, soutien du projet.
« La réorganisation, côté aide au pilotage, a été volontairement progressive, et accompagnée par la toute nouvelle cellule Amélioration continue, dirigée par Julien Erhard. » Un premier « cas réel » d’accompagnement du changement pour cette cellule qui en a fait son objectif, mais aussi « un exercice participatif réussi pour les collègues concernés, qui se sont impliqués dans ce travail collectif de réappropriation de leurs missions ».
Accompagnement managérial, organisationnel et méthodologique
« Sur cette thématique de l’amélioration continue et de l’accompagnement au changement, nous ne partions bien entendu pas de zéro, avec beaucoup d’acteurs y œuvrant déjà dans leurs domaines3 . Mais il manquait une structure dédiée à la conduite et à l’accompagnement au changement dans tous leurs aspects, pour offrir un accompagnement à la fois managérial, organisationnel et méthodologique, individuel ou collectif, destiné aux équipes comme aux projets de l’université. »
Les synergies entre ces différents acteurs sont bien sûr encouragées. Pour exemple, le webinar « post-confinement » co-organisé par la cellule Amélioration continue et la psychologue du travail, à l’attention des cadres de l’administration centrale et des composantes, pour réfléchir collectivement sur la période de crise sanitaire et ses impacts managériaux.
Dans les mois qui viennent, la cellule Data, quant à elle, s’attèlera, entre autres, à peaufiner, à l’attention de l’équipe de gouvernance, une offre de services plus ambitieuse en matière d’analyse des données de gestion, et à poursuivre et dynamiser le développement du Système d’information décisionnel (SID).
« A nous désormais de faire connaître notre offre de services dans toute sa diversité, pour que les décideurs de l’université, comme les directions des composantes et des unités de recherche, fassent appel à nous. L’objectif majeur de notre pôle est d’offrir une aide et un accompagnement à la collectivité, en étant au plus près des besoins du terrain comme de ceux de l’équipe de gouvernance. Si nous sommes "hors-sol", nous aurons échoué ! »
1 Parmi les ressources : ressources humaines, finances, immobilier, logistique, numérique, etc. ; parmi les missions : formation, recherche, bibliothèques, relations internationales, etc.
2 Le projet a bénéficié de financements Idex pour son volet Nouvelles compétences
3 Bureau des carrières de la Direction des ressources humaines, Service de santé au travail et psychologue du travail, ou encore Institut de développement et d'innovation pédagogiques, côté enseignement
